Входящая корреспонденция. Общие сведения.

Группа разработчиков

Входящая корреспонденция. Общие сведения.

При выборе пункта меню "Регистрация" - "Канцелярия" загрузится журнал "Журнал регистрации документов " . По умолчанию откроется закладка "Входящие"(рис. 1.1.1 ).

рис. 1.1.1

—Оповещение по дате контроля

— Поля с заполнением из справочников.

Разлинованная белая область - это таблица окна "Журнал регистрации документов" закладка "Входящие". В таблице входящая корреспонденция представлена в виде полосы (рис. 1.1.2).

рис. 1.1.2

Верхняя последовательность слов - название столбцов. Нижняя последовательность символов и слов характеризует входящую корреспонденцию. Нажатие на заголовок упорядочивает таблицу по соответствующему столбцу. Желтым цветом

выделяется входящий документ, который вы поставили на контроль. Цвет оповещения можно изменить в окне "Настройка интерфейса" пункта меню "Сервис".

Выйти из любого окна программы можно несколькими способами:

нажать на кнопку Выход в правом нижнем углу окна;
нажать на значок в правом верхнем углу окна;
просто выйти из программы.

Стоит отметить , что в программе возможно производить копирование/вставку в любых полях талицы и текстовых полях. Чтобы произвести копирование выделите текст и нажмите Ctrl+c . Вставка происходит с помощью клавиш Ctrl+v .

Не все заголовки таблицы умещаются в видимой области. Для этого существует горизонтальная прокрутка (рис. 1.1.3). При нажатии на символ , будет произведена прокрутка вправо. Если нажать на символ - то влево. То же самое относится и к вертикальной прокрутке.

рис. 1.1.3

Редактировать входящий документ можно в основном журнале. Затем нажимаете на ту характеристику (столбец) документа, которую вы хотите изменить и редактируете её.

Рассмотрим нижнюю часть окна "Журнал регистрации документов" закладка "Входящие" ( рис. 1.1.4).

рис. 1.1.4

Добавить пункт - ввод нового входящего документа. Подробно рассмотрено в разделе "Как создать новый входящий документ".

Удалить пункт - удаление старого входящего документа. Выбираете любой входящий документ и нажимаете на кнопку Удалить пункт . Программа спросит вас "Удалить эту запись?". Вы нажимаете "Да".

Карточка - позволяет просмотреть и редактировать карточку входящего документа. Если выбрать документ и нажать на кнопку Карточка , то откроется окно "Входящая корреспонденция" (рис. 1.1.5).

рис. 1.1.5

Шаблон карточки (при установленной настройке "Карточки в MS Word на базе шаблонов (*.dot)" в разделе меню Сервис-Настройка отчетов)

Шаблон карточки *.DOT: в меню Сервис-Настройки программы при установленной галочке "Карточки в MS Word на базе шаблонов" имеется возможность добавлять/редактировать шаблоны.

Правила создания шаблонов в MS WORD:
Создаем файл шаблона (новый либо из уже существующих), в качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы". Для этого надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" - "Панели инструментов" - "Формы").

Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы".

Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы.

Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение - оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word.

Соответствие значений закладок полям программы :

Входящая корреспонденция

ТекстовоеПоле1 - № входящего
ТекстовоеПоле2 - Дата входящего
ТекстовоеПоле3 - Дата входящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле4 - Носитель
ТекстовоеПоле5 - Тип документа
ТекстовоеПоле6 - Отправитель
ТекстовоеПоле7 - № исходящего
ТекстовоеПоле8 - Дата исходящего
ТекстовоеПоле9 - Получатель
ТекстовоеПоле10 - Наименование документа
ТекстовоеПоле11 - Краткое содержание документа
ТекстовоеПоле12 - Исполнитель
ТекстовоеПоле13 - Дата наложения резолюции
ТекстовоеПоле14 - Резолюция
ТекстовоеПоле15 - Наш исходящий номер
ТекстовоеПоле16 - Дата нашего исходящего
ТекстовоеПоле17 - Дата исполнения
ТекстовоеПоле25 - Дата контроля
ТекстовоеПоле18 - Контроль
ТекстовоеПоле19 - Отметка об исполнении
ТекстовоеПоле20 - Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле21 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле22 - Количество листов
ТекстовоеПоле23 - Номера страниц
ТекстовоеПоле24 - Дата получения документа исполнителем

Общие

ТекстовоеПоле100 - Наименование организации

Предположим, что значение закладки в по умолчанию "ТекстовоеПоле1". Тогда измените его содержимое на требуемое.

После завершения создания шаблона нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для отключения затенения полей формы, сохраните файл как шаблон с любым именем, затем добавьте его из программы.
.

Подробнее о заполнение карточки входящего документа написано в разделе"Как создать новый входящий документ".

WWW.ARAXGROUP.RU
E-MAIL: INFO@ARAXGROUP.RU
Телефон: 8 926 223 85 03

Группа разработчиков